Es kommt meistens anders als man denkt. Hat man den Personaleinsatzplan erfolgreich aufgestellt, flattert just in diesem Moment die Nachricht eines erkrankten Mitarbeiters ins Büro. Jetzt heißt es, entweder noch einmal von vorne beginnen oder clever sein, und digitale Unterstützung anfordern! Einen Dienst- oder Schichtplan im ganzen Umfang, mit den Faktoren Qualifikation, Wirtschaftlichkeit und gesetzliche Vorgaben, zu erstellen, lässt sich kaum mehr manuell regeln. Auf digitalem Wege ein leichtes Spiel. Softwaretools wie die ZEUS® Personaleinsatzplanung sind schnelle Rechner und sind auch bei kurzfristigen Planänderungen verfügbar. Welche Vorteile die Anwendung einer ZEUS® Personaleinsatzplanung bietet, wie Zeitwirtschaft und Personalplanung zusammenhängen und warum sich Self-Service der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen lohnt, dies ist in wenigen Schritten erklärt.

Welche Vorteile hat eine digitale Schichtplanung?
Je größer die Mitarbeiterzahl, desto schwieriger ist die optimale Auslastung in Schichtbetrieben zu koordinieren. Insbesondere im Gesundheitswesen kommt es immer wieder zu extremen Situationen. Oft muss das bestehende Personal einspringen, um die Lücken kurzfristig zu füllen. Nicht selten arbeiten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen am Limit und sind gesundheitlichen Risiken ausgesetzt. Überstundenaufbau, überlastetes Personal, steigender Krankheitsstand, hohe Fluktuation machen es den Personalverantwortlichen schwer und reißen immer größere Löcher in die Personaldecke. In Zeiten von Fachkräftemangel ist jedem bewusst, wie wichtig die Ressource Mensch ist. Dieses wertvolle Gut muss mit Bedacht und effizient eingeplant werden. Dies gelingt nur mit Hilfe eines adäquaten Softwaretools, welches die verschiedenen Einflussfaktoren kennt und Daten in Echtzeit abgleicht und koordiniert. Bereits bei der Suche nach der passenden Qualifikation stößt die manuelle Planung an Grenzen. Mag es bei einem kleinen Unternehmen noch überschaubar sein, so ist der Personalverantwortliche bei einer Einrichtung von 100 Mitarbeitern und mehr überfordert. Hier ist der digitale Weg klar im Vorteil. Geht es an die individuellen Zeitkonten jedes einzelnen Mitarbeiters und jeder Mitarbeiterin und müssen diese dann noch mit arbeitsrechtlichen Regelungen abgeglichen werden, ist jede andere Vorgehensweise überholt. Hier kann nur eine Dienst- und Schichtplanung wie die ZEUS® Personaleinsatzplanung die Führung übernehmen.

Warum ist die Integration von Zeitwirtschaft und Planung wichtig?
Zeitwirtschaft und Personalplanung sind eng miteinander gekoppelt. Denn im Prinzip dreht es sich immer um den Faktor Zeit. Wer wann wie viel Zeit zu welchem Zeitpunkt leisten kann, ist die Grundlage, auf welcher jede Personaleinsatzplanung aufbaut. Aber erst moderne Zeitwirtschaftssysteme wie ZEUS® Zeiterfassung bringen den Workflow in Fluss und vereinfachen die Planung. Durch die hohe Mobilität und Flexibilität bei der Arbeitszeiterfassung haben Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen direkten Zugriff auf das System und somit die Möglichkeit, situativ auf die Planung einzuwirken. Fehlzeiten oder Krankmeldungen werden über eine App, wie die ZEUS® mobile, oder am PC oder Tablet erfasst und automatisch in die Personaleinsatzplanung eingespielt. Es ist sofort ersichtlich, in welchem Bereich die Kapazität nicht ausreicht. Vorgesetzte, Kollegen und Kolleginnen können innerhalb von Minuten reagieren, um die Lücke zu schließen. Die Module ZEUS® Zeiterfassung und ZEUS® Personaleinsatzplanung greifen deshalb ineinander und bilden ein kommunikatives Netzwerk von Mensch zu Mensch.

Warum sollten Unternehmen auf Self Services setzen?
Mehr Vertrauen, höhere Flexibilität und mehr Selbstbestimmung sind die Grundprinzipien des New Work Trends. Skeptiker des modernen Arbeitsmodells wurden eines Besseren belehrt. Es hat sich gezeigt, dass die meisten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sehr wohl Eigenverantwortung übernehmen können und damit auch die Leistungsbereitschaft steigt. In der Dienst- und Schichtplanung bietet der Self Service über die Schichttauschbörse einen enormen Vorteil. Er regelt Vieles von selbst und spart Zeit und Kosten. Sobald ein Kollege oder eine Kollegin ausfällt, erhält der im System hinterlegte Mitarbeiterkreis eine Nachricht per E-Mail oder Push Nachricht per Messenger App. Sofort können Kollegen und Kolleginnen reagieren und selbst entscheiden kurzfristig einzuspringen. Der Personalverantwortliche hat zu jeder Zeit den umfänglichen Überblick und muss nur noch in wenigen Situationen selbst eingreifen. Das Modell der digitalen Schichttauschbörse hat einen starken Zulauf erfahren, denn es wirkt sich positiv auf die Motivation der Belegschaft aus und stärkt dadurch das Employer Branding.