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8 The Better Normal Anzeige Die Arbeit mit digitalen Doku- menten und elektronischen Ak- ten ist zum Wettbewerbsvorteil avanciert: Durch die Archivierung und Verlinkungen mit den IT-Sys- temen sind alle Informationen so- fort recherchierbar. Doch Unter- nehmen sollten beim Umstieg auf Cloudlösungen darauf schauen, dass alle Primär-Funktionen ver- fügbar sind, hier lauern ansons- ten womöglich Kostenfallen. Ähnlich wie für andere Software- lösungen gibt es auch im Bereich Dokumentenmanagement immer mehr Cloudangebote. Gerade für Einsteiger lohnen sich solche Mo- delle, denn die Investitionskos- ten sind idealerweise gering und flexibel skalierbar. Zudem sorgt hier das Dokumentenmanage- ment-System selbst für Daten- schutz und Hochverfügbarkeit, ohne dass dafür eigene Spezialis- ten und Infrastruktur notwendig sind. Allerdings sollten ein paar Punkte vorher abgeklärt werden. Zum einen ist es nicht zuletzt aus DSGVO-Sicht erforderlich, dass die elektronischen Akten in einem Rechenzentrum in Deutschland oder zumindest im EU-Ausland liegen. Zum anderen lohnt es sich, vorher sicherzustellen, dass im Standard auch Schnittstellen zu den anderen eingesetzten Unter- nehmenssystemen wie ERP oder CRM enthalten sind. Gerade wenn viel „hausgemachte“ Software zum Einsatz kommt, ist das Schaffen von Schnittstellen aufwendig. Das Ziel, viele Datensilos zugunsten einer einheitlichen Plattform ab- zuschaffen, lässt sich so schwerer erreichen, gleichzeitig entstehen zusätzliche Kosten. Kostenfallen beim Cloudcomputing Für Unternehmen, die bereits be- stimmte Dokumentensysteme im Einsatz haben, gibt es andere Hür- den beim Wechsel. Große Soft- wareanbieter versuchen derzeit, ihre Bestandskunden auf Cloud- plattformen umzuleiten. Doch hier ist Vorsicht geboten. Im Standard einer Cloudlösung werden häufig viele individuell gewachsene Funk- tionen nicht abgebildet. Das führt dazu, dass die Systeme in der Cloud und on-Premises parallel laufen und die Unternehmen in zwei verschiedene Bezahlmodelle gedrängt werden – Lizenzkosten auf der einen Seite, „Pay per Use“ auf der anderen. Das macht die Abrechnung nicht nur intranspa- rent, sondern die Gesamtkosten eventuell auch höher. Wer sich schon in der Vergangenheit mit dem Thema Dokumentenmanage- ment beschäftigt hat, konnte im letzten Jahr deutlicher als zuvor von seinen Mühen profitieren. In vielen Bereichen der Verwaltung ist das Suchen nach Belegen, Ver- trägen, Akten oder anderen Do- kumenten auf Papier immer noch gang und gäbe – und diese Form der Dokumentenrecherche ist na- hezu unmöglich, wenn die Mitar- beiter im Homeoffice sitzen. Do- kumentenmanagement-Systeme helfen auch bei der Definition von Workflows wie Freigabeprozessen. Digitale Dokumente bringen höhere Mitarbeiterzufriedenheit Einer Studie unter Entscheidern aus IT-Abteilungen und opera- tivem Geschäft zufolge meinen zwei Drittel der Befragten, der Einsatz verbessere die Zusam- menarbeit in remoten Teams. Mehr als die Hälfte will trotz Re- zession weiter in den Ausbau von digitalen Dokumentenprozessen investieren. Es zeigt sich also, dass viele Unternehmen in ihrer digitalen Transformation ver- stärktes Augenmerk auf pragma- tische Werkzeuge legen, mit de- nen sich die Geschäftskontinuität aufrechterhalten lässt. Dazu ge- hören insbesondere Funktionen rund um die elektronische Signa- tur, mit der beispielsweise Frei- gaben abgesichert werden kön- nen. Knapp jeder zweite Befragte schätzt seit Corona zudem eine größere Kundenzufriedenheit als wichtigsten Vorteil von Dokumen- tenmanagement ein.  Papierlose Prozesse werden zum strategischen Faktor DOKUMENTENMANAGEMENT | VON DANIELA HOFFMANN Cloudcomputing macht die Kosten- kalkulation häufig komplizierter, nicht einfacher. Einfach wie nie Informationen managen mit In immer komplexeren Zeiten müssen Software-Lösungen vor allem eines bieten: Einfachheit. Einfach beim Rollout, einfach in der Administration, einfach in der Anwendung – egal an welchem Ort und auf welchem Endgerät. Mit nscale 8 bringen wir unsere Lösung für das Enterprise Information Management (EIM) auf ein neues Level. Dokumente, Daten, Akten, E-Mails – mit nscale 8 fließen alle Informationen reibungslos auf einer Plattform zusammen, um jederzeit dort verfügbar zu sein, wo sie gebraucht werden. Ganz einfach. Aus Prinzip. Entdecke nscale 8: www.ceyoniq.com Wussten Sie schon, dass… …der Trend zur Nachhaltigkeit auch Dokumentenmanagement und Archi- vierung verändert? Je mehr Daten auf- bewahrt werden, desto mehr Energie muss in den Rechenzentrumsbetrieb fließen. Der Fokus auf notwendige Datenduplikation und konsequentes Löschen auf Basis der Dokumentklas- sifizierung helfen – unterstützt von Ma- chine Learning – beim Platz- und Kos- tensparen im Speicher. Digitale Dokumente stehen allen gleichzeitig zur Verfügung. iStock /Blue Planet Studio